Chcąc ulokować własne biura czy maszyny, przedsiębiorcy stają często przed dylematem - nabyć na własność, nająć czy może dzierżawić lokal. Z różnych względów wybór pada często na dwie ostatnie formy korzystania z lokali. Nie zawsze jednak są oni świadomi różnic pomiędzy najmem a dzierżawą oraz tego, że w zasadzie nie można dowolnie w nich przebierać. Drugi problem to czasowe ograniczenia, jakie wiążą się z tymi umowami, a zwłaszcza z najmem. Jest oczywiste, że zakładając czy prowadząc firmę w określonym miejscu oraz czyniąc przy tym niemałe nakłady, przedsiębiorcy chcą sobie zapewnić długotrwałą możliwość korzystania z danego lokalu. Tymczasem najem można ustanowić co najwyżej na 10 lat.
Pewność przez 10 lat, potem niewiadoma Wprawdzie decyzja odnośnie tego, jak długo najemca będzie uprawniony do używania rzeczy należy do stron umowy (tj. wynajmującego i najemcy), jednakże swoboda decydowania o czasie trwania umowy najmu jest dość poważnie ograniczona przez przepisy. Dotyczy to zwłaszcza umowy najmu na czas oznaczony, która - jeżeli jest zawarta na okres dłuższy niż 10 lat - przekształca się po upływie tego terminu w umowę na czas nieoznaczony. Aby bowiem zapobiegać zbyt uciążliwym i długotrwałym zobowiązaniom, ustawodawca przewidział w art. 661 K.c. taki właśnie maksymalny okres, na jaki może być zawarta umowa najmu na czas oznaczony. Gdyby więc strony określiły termin wygaśnięcia umowy na 20 lat, to umowa terminowa trwać będzie tylko pierwszą dekadę, a zaraz potem będzie już obowiązywać jako umowa na czas nieoznaczony. A to już istotna różnica. Umowa na czas określony tworzy na ogół trwalszy stosunek prawny. Poza bowiem przypadkami wymienionymi w przepisach, nielicznymi zresztą, w których możliwe jest wypowiedzenie najmu, a także ewentualnie przyczynami określonymi w samym kontrakcie, umowy zawartej na czas oznaczony nie można jednostronnie wypowiedzieć. W jej przypadku typowym zdarzeniem kończącym najem bywa upływ terminu przewidzianego w umowie, ewentualnie rozwiązanie umowy za porozumieniem stron.

WAŻNE! Umowa najmu/dzierżawy nieruchomości lub pomieszczenia na czas dłuższy niż rok powinna być zawarta na piśmie. W razie niezachowania tej formy poczytuje się umowę za zawartą na czas nieoznaczony.

Na wypadek zbycia lokalu Umowa najmu zawarta na czas oznaczony, sporządzona dodatkowo w formie pisemnej z datą pewną (tj. notarialnie lub urzędowo poświadczoną datą zawarcia umowy), zabezpiecza również przed wypowiedzeniem najmu przez nowego właściciela lokalu użytkowego. Normalnie nabywca lokalu będącego przedmiotem najmu może wypowiedzieć najem z zachowaniem terminów ustawowych. W przypadku lokali użytkowych będzie to najczęściej termin trzymiesięczny na koniec miesiąca kalendarzowego (art. 688 K.c.). Jednakże jak stwierdza art. 678 § 2 K.c., powyższe uprawnienie do wypowiedzenia najmu nie przysługuje nabywcy, jeżeli umowa najmu była zawarta na czas oznaczony z zachowaniem formy pisemnej i z datą pewną, a rzecz została najemcy wydana. To samo zresztą dotyczy dzierżawy, do której na zasadzie ogólnego odesłania zawartego w art. 694 K.c. stosuje się wspomniane regulacje. Zatem również w przypadku zbycia przez wydzierżawiającego danego lokalu, nabywca wchodzi w jego miejsce i może wypowiedzieć umowę z zachowaniem terminów ustawowych, chyba że dzierżawa została zawarta na czas oznaczony z zachowaniem ww. formy. Jednak dzierżawa może zostać zawarta na trzykrotnie dłuższy termin aniżeli najem. Stosownie bowiem do art. 695 § 1 K.c. dopiero dzierżawę zawartą na czas dłuższy niż lat trzydzieści poczytuje się po upływie tego terminu za zawartą na czas nieoznaczony.
Wybór ograniczony Nie możemy jednak stosować obu tych umów zamiennie. Wprawdzie umowa dzierżawy, podobnie jak umowa najmu, daje tytuł prawny do używania cudzej rzeczy, jednak w przeciwieństwie do najemcy dzierżawca ma również prawo pobierania pożytków z danej rzeczy. Dlatego też przedmiotem dzierżawy mogą być tylko takie rzeczy lub prawa, które przynoszą pożytki, czy to naturalne (jak np. płody rolne), czy cywilne (np. dochody przedsiębiorstwa, czynsz z wynajmu przedmiotu dzierżawy innym osobom). Przedmiotem umowy dzierżawy może być zarówno rzecz ruchoma, nieruchomość, a także pewien zbiór rzeczy i praw (np. przedsiębiorstwo, gospodarstwo rolne). Ponieważ celem dzierżawy jest pobieranie przez dzierżawcę pożytków z jej przedmiotu, rzecz musi posiadać określone właściwości, które na to pozwalają. Stąd też najczęściej mamy do czynienia z dzierżawą gruntów rolnych przynoszących płody rolne. Często jednak zdarza się, że zawierane umowy dzierżawy dotyczą lokali użytkowych, maszyn czy samochodów. Tymczasem uznaje się, że przedmioty te same nie przynoszą pożytków (np. dochodów), lecz są one rezultatem działalności przedsiębiorstwa. Dlatego też powinny być one przedmiotem najmu, a nie dzierżawy. Takie stanowisko zajął już dawno temu Sąd Najwyższy (orzeczenie SN z dnia 28 maja 1958 r., sygn. akt III CR 263/58), a w ślad za nim Naczelny Sąd Administracyjny (wyrok NSA z dnia 23 września 1992 r., sygn. akt III SA 1536/92). Wspomniane wyżej rzeczy mogłyby być przedmiotem umowy dzierżawy, lecz tylko wówczas, gdyby one same miały przynosić pożytki - np. z umowy wynikałoby, że dzierżawca będzie wynajmować lokal innym osobom i czerpać z tego tytułu korzyści w postaci czynszu najmu.
Obowiązki Dzierżawca powinien wykonywać swoje prawa (używania rzeczy i pobierania z niej pożytków) zgodnie z wymaganiami prawidłowej gospodarki. Nie może przy tym zmieniać przeznaczenia przedmiotu dzierżawy bez zgody wydzierżawiającego (np. zalesić dzierżawione pole). Ponadto na dzierżawcy ciąży obowiązek dokonywania napraw niezbędnych do zachowania przedmiotu dzierżawy w stanie niepogorszonym. Dla porównania najemca obowiązany jest tylko do dokonywania drobnych nakładów połączonych ze zwykłym używaniem rzeczy. Zatem w przypadku umowy najmu to wynajmujący ma obowiązek utrzymywania rzeczy w stanie przydatnym do umówionego użytku. Jak widać dzierżawca musi się liczyć z większymi niż najemca obowiązkami. Przy umowie dzierżawy zawartej na dłuższy okres czasu może więc pojawić się konieczność sfinansowania większego remontu. Z drugiej jednak strony, w przeciwieństwie do najemcy, dzierżawca ma możliwość pobierania pożytków z rzeczy. Podstawa prawna: art. 659-709 ustawy z dnia 23.04.1964 r. - Kodeks cywilny (Dz. U. nr 16, poz. 93 ze zm.).
źródło [Gazeta Podatkowa nr 302 - 30-11-2006]